Notulen van de Algemene Ledenvergadering gehouden op maandag 25 april 2022 in De Torenschouw te Opperdoes.
Afberichten
1 afbericht ontvangen. In het kader van de A.V.G. zullen wij niet meer benoemen wie afbericht heeft gegeven.
Opening
Mevrouw De Weerd neemt het woord en opent de vergadering. Heeft eenieder welkom geheten. In het bijzonder worden de ereleden, oud bestuursleden, afgevaardigde van de D.T.C. en arbitersvereniging welkom geheten. De verenigingen worden bedankt voor hun inzet om ondanks corona de voorwedstrijden zo veel als mogelijk doorgang te verlenen. De laatste finale is net verspeeld. Er wordt een ogenblik stilte in acht genomen om de leden die ons zijn ontvallen te gedenken.
Vaststellen van de agenda.
Er zijn vanuit de verenigingen geen nieuwe agendapunten aangedragen.
Vanuit het bestuur wordt agenda punt 9a toegevoegd; info vanuit de KVC
Vaststellen van de notulen van de Algemene Ledenvergadering van september 2021.
Geen op of aanmerkingen, akkoord bevonden.
Ingekomen stukken en mededelingen.
Geen ingekomen stukken en of mededelingen. Afberichten doorgenomen.
Jaarverslagen.
Jaarverslag secretaris Goedgekeurd.
Jaarverslag wedstrijdleider PK Goedgekeurd.
Jaarverslag wedstrijdleider teams. Goedgekeurd.
Jaarverslag wedstrijdleider nationaal Goedgekeurd.
Jaarverslag wedstrijdleider jeugd. Goedgekeurd.
Jaarverslag V.W.A. Goedgekeurd.
Jaarverslag D.T.C. Goedgekeurd.
Verslag kascontrole commissie
De heer Anton Steltenpool neemt namens de commissie het woord. Hij is vol lof over de aangeleverde informatie door onze penningmeester. Alles was zeer overzichtelijk. Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd en namens de vergadering wordt de penningmeester en het bestuur gedechargeerd.
Jaarverslag Penningmeester
Het verslag wordt doorgenomen, ook de voorstellen van het districtsbestuur worden aangestipt. Dit wordt later in de vergadering besproken.
Vanuit de vergadering komt een vraag m.b.t. het terugbetaling van de inschrijfgelden die is betaald voor het bandstoten. De verwachting is dat de penningmeester dit binnen 2 weken zal retourneren.
Overige bestuurskosten zijn veel hoger dan de begrote bestuurskosten, hier is verder geen uitleg in de stukken terug te vinden. De kosten van de nieuwe statuten en juridische ondersteuning hierin zitten in deze post verwerkt. Ook de nota van de notaris zijn in deze kostenpost ondergebracht.
Het ledenaantal loopt al gedurende een aantal jaren terug. De vraag is of de contributie wellicht nog kan verlagen, die is nu gesteld op € 12,50 euro per jaar. Wij van het bestuur willen eerst kijken hoe de regeling/voorstel die wij nu hebben uitgewerkt financieel uitpakt. Als in de toekomst blijkt dat er andere maatregelen moeten worden getroffen zullen wij als bestuur hier in optreden.
Benoeming kascontrole commissie.
Aftredend is de heer Toon Steltenpool. De heer Edward Roozendaal wil plaatsnemen in de kascontrole commissie. Bij deze is dit geregeld. Voor het komend jaar zitten Edward Roozendaal, Rob Kaarsemaker en Irene van Vliet(aftredend) in de kascontrolecommissie
Vaststellen van districtscontributie
Het voorstel van het districtsbestuur is om dit te verlagen van € 15,00 naar € 12,50.
Het behandelen van de algemene vergadering van de K.V.C.
Er is sprake geweest van een nieuw uit te brengen biljartmagazine. Dit voorstel is ingebracht in de vergadering en gebleken is dat er weinig animo voor was. Conclusie is dat er geen nieuw biljartmagazine wordt uitgebracht.
De K.N.B.B. is bezig met nieuwe statuten.
Reglementen worden verschillend uitgelegd en toegepast. Als district zijn we autonoom maar voor het gewest zijn wij gebonden aan de landelijke reglementen. Hier wordt heel divers mee omgegaan binnen diverse districten en gewesten. Dit blijft een punt van aandacht.
Er is een mail verzonden naar de secretarissen van de verenigingen met betrekking tot de intervallen waar we nu mee spelen. Het is de bedoeling dat alle leden een enquête invullen. Op deze wijze kan iedereen zijn mening geven over de proef die nu loopt met de intervallen. In de voorjaarsvergadering van de K.V.C. zal dit dan worden besproken. De verwachting is dat er dan een besluit wordt genomen over de toekomst. Spelen met intervallen of terug naar het oude systeem of een combinatie van die twee. Het districtsbestuur zal, zodra hier informatie over komt, de leden inlichten over de stand van zaken. Dit zal dan terug te vinden zijn in de nieuwsbrief, op de site of via facebook.
De voorzitter van de K.V.C., Piet Verhaar is afgetreden. Hij zou wel een andere functie willen vervullen binnen de sectie breedtesport maar dat zal dan worden besproken op de voorjaarsvergadering van de K.V.C. in juni 2022.
Jeugdbiljarten.
Er is nog 1 jeugdlid binnen onze district. Daan den Hollander. Meer is er niet, dit is ook een landelijk beeld.
Om toch een zinvolle taak te hebben heeft Cor zich opgeworpen om als verslaggever te gaan optreden. De bedoeling is om via diverse week/dagbladen de informatie over finales te plaatsen. Voor aankondigen van finales en uitslagen van finales. Cor zal hierover te zijner tijd nog een mail sturen naar de wedstrijdleiders om, zodra er een finale verspeeld is, hem in te lichten over de uitkomst hiervan zodat die kan worden gepubliceerd in de krant. Via de reguliere verslaggever van het N.H.D. hebben wij vernomen dat er (nog) minder aandacht zal worden besteed aan de biljartsport binnen ons district. Dit is voor ons aanleiding geweest om bovenstaande stap te zetten om toch de nodige informatie te verspreiden over de inwoners van ons district.
Benoeming Continuïteits commissie
aftredend is A.B.C. Horna neemt plaats in de commissie.
De continuïteitscommissie is ingesteld om, als het gehele bestuur in een keer weg valt, een vergadering uit te schrijven om een nieuw bestuur samen te stellen.
Bestuursverkiezing.
Aftredend en herkiesbaar; Yvon Nieuweboer (wedstrijdleider PK) en Pieter de Haan (penningmeester) worden onder applaus voor de duur van 3 jaar herbenoemd. Er hadden zich geen tegenkandidaten gemeld bij de secretaris.
Voorstellen districtsbestuur.
De penningmeester stelt voor om de inschrijfgelden voor de PK en de Teams te verlagen naar € 0,00 en daarnaast de kosten voor het lidmaatschap te verlagen van € 15,00 naar € 12,50 per jaar.
Dit voorstel wordt onder luid applaus goedgekeurd.
Voorstel van de Wedstrijdleider teamcompetitie stelt voor;
Spelers na 4 partijen met maximaal 20% van de top van het interval te verhogen. Dit voorstel wordt aangenomen door de vergadering.
Deze besluiten die zijn genomen worden in de besluitenlijst opgenomen (terug te vinden op de site van de K.N.B.B. West-Friesland, onder bestuur).
Voorstellen vanuit de verenigingen.
Geen voorstellen ontvangen.
Uitreiken onderscheidingen.
Dit jaar niet aan de orde.
Vaststellen datum algemene ledenvergadering 2023.
Het bestuur stelt voor; maandag 24 april 2023. Locatie wordt nog bekend gemaakt.
Het verzoek is om een locatie te vinden waarbij voldoende parkeergelegenheid is. Wij proberen hier rekening mee te houden.
Rondvraag.
Nico Groot vraagt of het mogelijk is, gezien de financiële situatie waarin ons district verkeerd ,de vergoedingen aan de arbiters aan te passen.
Tevens vraagt hij zich af of het mogelijk is om bij te verspelen finales arbiters in te zetten van de organiserende vereniging.
De onkosten vergoeding per dagdeel wordt door de Vereniging Westfriese Arbiters (V.W.A.) zelf bepaald. Indien dit moet worden aangepast krijgt het districtsbestuur hier bericht van en wordt aangepast (als dit reëel is)
Het punt met betrekking tot het inzetten van arbiters van de organiserende vereniging;
Als bestuur hebben hier geen rol in. De V.W.A. is een zelfstandig onderdeel binnen het district. Het verzoek is dan ook om dit in goed onderling overleg tussen de verenigingen en de V.W.A. te bespreken. De heer Sjaak Bakker, voorzitter van de V.W.A. is aanwezig bij de vergadering en zal dit punt meenemen naar de vergadering van de V.W.A.
Cees Benschop kan zich nog herinneren dat in de jaren 80 is afgesproken om 1 arbiter te leveren per 10 leden van de vereniging. Dit zou misschien weer kunnen worden geopperd. Dit is bij het bestuur niet bekend. Wel bij een aanwezige oud secretaris( Carlo Bot). Hiervoor wordt opnieuw verwezen naar de V.W.A. om deze optie bespreken. Het verplichten van het leveren van arbiters is in ieder geval niet mogelijk.
Al er naar aanleiding van bovenstaande informatie wijzigingen optreden binnen de V.W.A. zal het bestuur in contact blijven met de V.W.A. om, waar nodig, de wijzigingen ook te delen met de leden.
Cees Benschop.
De informatie over verspeelde gewestelijk finales zijn niet terug te vinden. Ook informatie van de landelijk finales is niets terug te vinden. Dit heeft te maken met biljartprof, hierin zijn de uitslagen niet terug te vinden. Als het nieuwe programma wordt geïmplementeerd moet het mogelijk zijn om als individuele deelnemer ook de informatie/uitslagen van alle districten/gewesten in te zien.
Het belang wordt nog even aangekaart om de gegevens in allunited up to date te houden. Deze gegevens worden namelijk straks gelinkt aan het nieuwe systeem.
Edward Roozendaal.
Het verzoek is gekomen om twee teams uit Heerhugowaard toe te voegen aan de poule van West-Friesland(C1). Het team van DOET heeft wel moeite met het aantal te verspelen wedstijden als deze verenigingen ook nog worden toegevoegd. Er is door de wedstrijdleider Teams een mail verzonden naar de verenigingen die in de poule zitten om na te vragen of er bezwaar is tegen het toevoegen van de 2 teams. Tot op heden zijn er geen afwijzende berichten ontvangen, alleen voor DOET is het verspelen van (nog) meer wedstrijden een probleem. De vraag is of er een mogelijkheid is om het aantal te verspelen wedstijden per seizoen terug te brengen naar ongeveer 14 of 15(los van het feit of er 2 verenigingen bij komen).. De wedstrijdleider geeft aan dat dit mogelijk moet zijn.
Vooralsnog wordt er met bovenstaande vraag nog geen actie ondernomen. De wedstrijdleider van het district waaronder Heerhugowaard valt (de heer Peter van de Weert) is niet op de hoogte van het verzoek dat is gedaan door de betreffende biljartvereniging. In afwachting van verder reactie van de heer Peter van de Weert wordt er binnen ons district geen actie ondernomen.
Rob Kaarsemaker.
De vraag is of het bewaarexemplaar nog wordt gedeeld? De wedstrijdleider PK geeft aan dat dit niet het geval is. Als het goed is komt alle informatie straks online te staan.
Wij mogen niet alle informatie van de leden delen met eenieder. Dit is in verband met de A.V.G. nu niet mogelijk. Dat mag alleen als iedereen individueel aangeeft dat de gegevens (telefoonnummer/e-mailadres) gedeeld mogen worden met de overige leden binnen het district.
Afgesproken is dat wij dit binnen het districtsbestuur eerst bespreken en mogelijk bij de nieuwe inschrijvingen voor het komend seizoen deze optie wordt opgenomen (vinkje zetten). Wordt vervolgd.
Ton Leijen.
De vraag is of het mogelijk is om de reclames die tevoorschijn komen bij het openen van biljartpoint uit te schakelen? Dit is voor ons niet mogelijk. Biljartpoint wordt niet beheerd door de K.N.B.B. maar door een privé persoon en die heeft blijkbaar een verdienmodel gevonden door het plaatsen van reclame binnen dit systeem.(als dit niet kan/mag zou dit gevolgen hebben voor de contributie)
De verwachting is wel dat binnen, mogelijk, één seizoen wordt gewerkt met een nieuw systeem die volop in ontwikkeling is. In eerste instantie zullen alleen de Pk-competities hierin worden opgenomen. Op een later moment de Teams-competities. Als dit is gerealiseerd zal dit probleem zich niet meer voordoen.
Toon Steltenpool neemt het woord en bedankt het bestuur voor hun inzet het afgelopen jaar.
Sluiting
De voorzitter sluit af en stipt nog even aan dat er voor de commissie openen en sluiten een aantal mensen zijn benaderd om zitting te nemen in deze commissie omdat de spoeling wat dun wordt. Wij hopen op een positief antwoord zodat er tijdens het openen en sluiten van finales, namens het district vertegenwoordigers aanwezig kunnen zijn. Hopelijk kunnen wij het nieuwe seizoen starten met een nieuw programma en staat iedereen in goede gezondheid weer aan de biljarttafel. Iedereen wordt bedankt voor zijn of haar inzet en de gemoedelijke sfeer waarin de vergadering is verlopen.